新人理学療法士向け 業務ミス・漏れ対策！

なめろうです。

新年度がはじまって約1か月。

徐々に職場にも慣れてきた反面、覚える業務が多くて悩んでいる新人理学療法士さんもいてるんではないでしょうか。そして、その新人理学療法士の指導係についている方も悩んでいるのではないでしょうか。

今回は、そんな悩める理学療法士さんに、業務ミス・漏れに対して、どのような対策をすると良いかを書きました。

業務習得することに対する“心の持ちよう”を見直そう

立て続けに業務のミスや漏れがあると、「他の人に比べてミスが多い自分はダメなんだ」「このままやっていく自信がない」といったネガティブな思考になる人がいますが、こういった人は“今”　“他者”に捉われすぎて精神的にしんどくなっている印象があります。

経験のない臨床のことを考えること自体大変な中、新しい業務を覚えるというマルチタスクになっている入職初期は、ミスや漏れが出てくることなんて、はっきり言って当たり前です。もちろん比較的ミスが少ない人はいますが、それはその人が優秀なだけで、そんな人と比較なんてする必要はありません。

職場によっての業務内容による差はありますが、３か月～６か月くらいかけて習得するくらいのイメージで問題ないと思います。

「今すぐにできなくても、焦らなくていいんだ」と心のゆとりができることで、冷静に業務ができ、結果的にミスや漏れが少なくなることもあります。

ただ、同じミスを何度も繰り返さないようには注意しましょう。

「面倒くさい。だから、つい後回しにしてしまう」という心情が業務漏れの要因のひとつにあります。

確かに、書類業務や連絡業務は、面白くないし、面倒なものです。

ただ、面倒くさくて後回しした業務の漏れが、後々になって数倍の面倒になって返ってくることがあります。その数倍の面倒が、無駄な残業や大事なプライベートに影響することだってあります。

後々の最悪な面倒くささを想像し、目の前の面倒くさいを選択するほうが、自分にとってプラスという考え方をもって業務するのもひとつかと思います。

我々の主な業務は言わずもがな“理学療法を提供すること”です。

ただ、理学療法を提供するだけでは、仕事として成り立たないし、お給料ももらえません。

細かな部分は説明しませんが、我々の仕事は医療保険法、介護保険法、労働法など各法律で定められたルールがベースにあり、それを遵守した仕事をすることで、報酬が発生します。

そして、それを遵守するために、職場内でのルールが存在します。

このこと（法律があるということ、それを遵守するために職場のルールがあること）を理解することで、“理学療法を提供する”以外の業務が、意味のあることとして捉えることができます。

意味があると認識したことに対しては、比較的前向きに行動できる人は多いと思いますので、法律の内容を記憶必要はありませんが、仕組みを理解していると、前向きに業務ができますし、業務の優先順位をたてやすかったり、イレギュラーな事例にも対応しやすかったりします。

こちらに非はなくても他職種のミスや漏れのせいで自分にしわ寄せがくることって、割とあったりしますし、腹が立ちますよね。

こういうしわ寄せがくるのは、仕事が各人に振り分けられた役割が独立しているのではなく、連動していることで成り立っているためです。

「自分がやられて腹が立つことは、他の人にしないでおこう」と思えることが前提ですが、自分の業務が、他者に影響することがあるということを知っておくと、業務ミスや漏れをしないように、丁寧な仕事ができるかもしれません。

業務ミスや漏れが多い人の特徴として、管理ツールが統一されていないことがあります。

例えば、スケジュールに関しては、職場のパソコンで管理し、ToDoに関しては複数のメモ帳で管理しているといった具合です。

ツールが複数あることで、①何かを確認したい　②どのツールで確認するかを考える　③確認する　という工程を辿りますが、ツールが統一されていると、②の工程が省かれます。

たかが１つの工程と思われるかもしれませんが、それがちょっとした時間のロスやロスしている時間に別の仕事をが入ってしまって、確認することが抜けてしまうということが起こります。

ツールを統一する以外に気を付けることとしてて、どのツールを選定するかも大事です。

ポイントになるのは“すぐにいつでも確認、修正ができるにもの”です。

統一していても、そのツールが自分から物理的に離れたところにあったり、手元にあっても開くまでに手間がかかってしまうと良くないですよね。

ちなみに私は、職場上スマホを使用できるので、スマホで全て管理できるような体制をとっています。

どのタイミングでどの業務をするかを決めておくと、ミスや漏れは起きにくくなります。

それを管理ツールで可視化しておくと、より良いですね。

以下、何となくのイメージです。